En la sociedad que nos ha tocado vivir, la información (y también el conocimiento que se desprende de su correcta utilización y gestión) se ha convertido en principal activo de toda empresa. Un activo, por otro lado, valioso, que representa en núcleo de toda empresa, pero al cual muchas veces no se le da la importancia que merece. En Saeta Comunicació pensamos que la correcta gestión de la información es un factor crítico (un elemento core) para el éxito de las empresas. En este artículo te daremos, a modo de introducción y de forma rápida, 3 claves para gestionar la información de tu empresa. Son tres reflexiones que creemos básicas para que empieces a tener en cuenta la gestión de la información en el día a día de tu empresa o proyecto.
  1. Centraliza. Aunque por definición la información siempre fluye y se mueve, a la hora de gestionarla es mucho mejor que lo hagas de forma centralizada mediante algún tipo de gestor documental. Este gestor documental deberá ser el elemento central de toda la gestión informativa de tu empresa, y sobre el cual deberían trabajar todos empleados, socios o compañeros. Este gestor documental, a su vez, debería ser lo suficientemente flexible para permitir, aquí si, un trabajo ubicuo, multiplataforma, en red,… y adaptado a los usos y costumbres de toda tu gente. Y debería también tener un control de versiones, usuarios, etc.
  2. Crea modelos. Una buena manera de gestionar la información es crear uniformidad, dar sensación de conjunto a toda la información que se crea en tu empresa. En este sentido, intenta crear modelos en los que tus empleados se puedan basar. Así, busca una misma imagen y diseño gráfico para cada tipología documental, pon nombres a tus archivos de una misma manera, usa las carpetas, etc. Todo esto te ayudará a la hora de tener mejor organizada la información, y también en la búsqueda y recuperación de la misma.
  3. Únete a los mejores. Pero una buena gestión de la información se puede quedar en tan sólo un intento sin el factor más importante de todos: las personas. Los profesionales de la gestión de la información son el activo que siempre debería cerrar el círculo virtuoso. Sin ellos, nada sería ni será posible en tu empresa. Así que te recomendamos que busques entre perfiles de bibliotecarios o documentalistas para que los incorpores al personal técnico de tu empresa. Seguro que ganarás.